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CaRD Mail Add-In
Das CaRD Mail Add-In erkennt in jeder E-Mail den SAP-Bezug, prüft ihn gegen Ihr System und legt die Mail samt Anhängen am richtigen Business-Objekt ab — als GOS- oder DMS-Anlage über SAP HDM. Lauffähig mit Exchange Online sowie mit SAP S/4HANA On-Premise und SAP S/4HANA Public Cloud.
Der Anwender bleibt in Outlook. Er wechselt nicht ins SAP, sucht keine Belegnummer heraus und speichert nichts auf einem Laufwerk zwischen.
Das Add-in liest Betreff, Nachrichtentext und Anhangnamen und schlägt Business-Objekt und Nummer mit Konfidenzangabe vor — aus einer geprüften Bestellung fällt zum Beispiel gleich der Lieferant mit ab.
Der Vorschlag wird gegen Ihr SAP-System geprüft. Der Anwender sieht Klartext statt Nummernsalat: „Bestellung 4500000000 – Lieferant 10100088". Was es in SAP nicht gibt, lässt sich nicht ablegen.
Ein Klick auf „In SAP ablegen": Die Original-Mail landet inklusive aller Anhänge am Business-Objekt — als GOS-Anlage oder als SAP-DMS-Dokument, je nach Customizing.
In SAP hängt die Mail direkt am Beleg und ist für jeden sichtbar, der das Objekt öffnet. Im Postfach markiert ein Ablagevermerk, was bereits in SAP liegt.
Nicht „Datei anhängen", sondern eine geprüfte Zuordnung zum richtigen SAP-Objekt — nachvollziehbar und ohne Karteileichen im Archiv.
Betreff, Nachrichtentext und Anhangnamen werden nach Bestell-, Auftrags-, Beleg- oder Kundennummern durchsucht. Jeder Treffer kommt mit Konfidenzangabe — die Erkennung ist deterministisch und damit jederzeit nachvollziehbar.
Vor der Ablage fragt das Add-in Ihr SAP-System: Gibt es das Objekt wirklich? Der Anwender sieht die Bestätigung im Klartext — „Bestellung 4500000000 – Lieferant 10100088". Ohne Treffer keine Ablage.
Jede Abteilung bekommt ihre Objekte, ihre Erkennungsmuster und ihre Texte. Objekte aus Instandhaltung, Fertigung, Projektsystem oder dem Dokumentenmanagement werden ebenso unterstützt — über Konfiguration, nicht über Programmierung.
Die Mail wird über die harmonisierte Anlagenverwaltung von SAP abgelegt: als GOS-Anlage am Objekt oder als Dokument im SAP DMS. Was gilt, entscheidet Ihr Customizing — das Add-in fügt sich ein, statt einen eigenen Weg zu erzwingen.
Was Sie bereits haben, wird unterstützt. Fehlt eine Backend-Ablage oder soll ein teures Altarchiv abgelöst werden, empfehlen wir unseren Connector für SharePoint, Azure Blob Storage, Amazon S3 oder STACKIT.
Läuft im neuen Outlook für Windows, in Outlook im Web, in Outlook für Mac und im klassischen Outlook aktueller Microsoft-365-Installationen. Kein COM, kein VSTO, keine Installation am Arbeitsplatz — zentrale Freigabe über Microsoft 365 genügt.
Ein Profil bündelt die Objekte einer Abteilung samt Erkennungsmustern, Schlüsselfeldern und Texten. Profile lassen sich rollenbasiert freigeben — der Einkauf sieht Einkaufsobjekte, die Buchhaltung ihre Belege.
| Profil | Typische SAP-Business-Objekte |
|---|---|
| Einkauf | Bestellung · Bestellposition · Bestellanforderung · Lieferantenrechnung · Lieferant |
| Vertrieb | Kundenauftrag · Angebot · Auslieferung · Fakturabeleg · Kunde |
| Buchhaltung | Buchhaltungsbeleg · Anlage · Kreditor · Debitor |
| Weitere Bereiche | Instandhaltung (Auftrag, Meldung, Equipment) · Fertigung (Fertigungsauftrag) · Materialwirtschaft · Projektsystem (PSP-Element) · Dokumentinfosatz (SAP DMS) — auf Anfrage |
Nicht unterstützt: lokale Exchange-Server sowie IMAP-, POP- und Gmail-Konten — moderne Outlook-Add-ins werden dort von Microsoft nicht angeboten.
Für die IT: Die Ablage nutzt den freigegebenen SAP-Standardservice API_CV_ATTACHMENT_SRV, den es in On-Premise, Private Cloud/RISE und Public Cloud gleichermaßen gibt.
Das Add-in bringt kein eigenes Archiv mit und erzwingt keins. Es nutzt den Ablageweg, den Ihr SAP-System bereits kennt — GOS-Anlagen, SAP DMS oder ein per ArchiveLink angebundenes Archivsystem.
Fehlt eine Backend-Ablage, oder soll ein teures Altarchiv abgelöst werden? Dann empfehlen wir den CaRD Connector — kostengünstige, revisionssichere Archivierung auf der Plattform Ihrer Wahl.
Die Mail wird unverändert samt allen Anhängen abgelegt — nicht als Screenshot und nicht als Auszug.
Abgelegt wird nur an Objekte, die es in SAP wirklich gibt. Alles andere lehnt das Add-in ab.
Abgelegte Mails werden in Outlook markiert — man sieht sofort, was schon in SAP liegt.
Die Erkennung arbeitet nach festen Regeln statt nach Wahrscheinlichkeit — jede Zuordnung ist erklärbar.
Ein modernes Outlook-Add-in, das eine E-Mail inklusive aller Anhänge am passenden SAP-Business-Objekt ablegt. Das Add-in erkennt den Objektbezug in der Mail, prüft ihn gegen Ihr SAP-System und legt die Mail anschließend als Anlage ab — als GOS-Anlage oder als SAP-DMS-Dokument.
Ja. Es ist ein modernes Add-in nach aktuellem Microsoft-Standard und läuft im neuen Outlook für Windows, in Outlook im Web, in Outlook für Mac und im klassischen Outlook aktueller Microsoft-365-Installationen. Ein klassisches COM- oder VSTO-Add-in wird nicht benötigt — am Arbeitsplatz muss nichts installiert werden.
Ja. Das Add-in ist sowohl mit SAP S/4HANA On-Premise als auch mit SAP S/4HANA Public Cloud lauffähig, ebenso mit Private Cloud und RISE with SAP. Grundlage ist derselbe freigegebene SAP-Standardservice für Anlagen, den es in allen Betriebsarten gibt.
Exchange Online (Microsoft 365) und Outlook.com. Lokale Exchange-Server sowie IMAP-, POP- und Gmail-Konten unterstützt Microsoft für moderne Outlook-Add-ins nicht — das ist eine Vorgabe der Plattform, keine Einschränkung unserer Lösung.
Beides ist möglich. Die Ablage läuft über die harmonisierte Anlagenverwaltung von SAP (HDM). Ob die Mail als GOS-Anlage am Objekt oder als Dokument im SAP DMS landet, entscheidet Ihr SAP-Customizing — das Add-in fügt sich in das ein, was bei Ihnen bereits eingerichtet ist.
Standardmäßig die gängigen Objekte aus Einkauf (Bestellung, Bestellposition, Bestellanforderung, Lieferantenrechnung, Lieferant), Vertrieb (Kundenauftrag, Angebot, Auslieferung, Fakturabeleg, Kunde) und Buchhaltung (Buchhaltungsbeleg, Anlage). Weitere Objekte — etwa aus Instandhaltung, Fertigung, Projektsystem oder dem Dokumentenmanagement — binden wir über Konfiguration an, ohne Programmierung.
Nein. Es wird ein freigegebener SAP-Standardservice genutzt — keine Modifikation, kein Z-Programm im Kernsystem. Zu tun ist die Aktivierung des Services bzw. in der Public Cloud die Einrichtung eines Communication Arrangements sowie die Vergabe der Berechtigungen.
Zentral über das Microsoft 365 Admin Center — Sie geben es für Benutzer oder Gruppen frei, es erscheint automatisch in Outlook. Zusätzlich lassen sich die Ablage-Profile rollenbasiert freigeben: Der Einkauf sieht Einkaufsobjekte, die Buchhaltung ihre Belege.
Wir kalkulieren pro Kunde — abhängig von Anwenderzahl, gewünschten Business-Objekten und dem Ablageziel. Fordern Sie ein individuelles Angebot an; eine unverbindliche Live-Demo zeigen wir Ihnen vorab.
Ja. Wir zeigen Ihnen das CaRD Mail Add-In in einer Online-Demo an einem echten SAP-System — Erkennung, Prüfung und Ablage in wenigen Minuten. Termin einfach über das Formular auf dieser Seite anfragen.
Sagen Sie uns, mit welchem SAP-System Sie arbeiten und welche Abteilungen ablegen sollen — den Rest klären wir im Gespräch.
